Update met AI in je boekhoudpakket of CRM? Dit spreek je af

Je boekhoudpakket, je CRM of je Office-omgeving krijgt een update, en ineens zit er een AI-assistent in. Niemand vroeg erom.

Voor precies die situatie schreef het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) een handreiking. Hij werd eind augustus vastgesteld en staat sinds 21 september op open.overheid.nl. iBestuur schreef er op 13 oktober over.

Het stuk is gemaakt voor overheidsinkopers. Ik las het als iemand die software koopt voor een bedrijf. Op de aanbestedingsregels na geldt het meeste ook daar.

Wat staat er in de handreiking van BZK?

Het document hoort bij de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS), waarin Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen samen hulpmiddelen maken om AI in te kopen. Twee pagina's, geen cijfers. De acht onderdelen gaan van alert zijn op AI via afspraken, contract, risico en data naar een addendum, monitoring en hulpmiddelen voor nieuwe contracten.

Die acht onderdelen hebben wij gebundeld tot vijf vragen. Het schema hieronder en de check verderop volgen die bundeling; de handreiking zelf telt ze niet zo.

Kun je de AI-functie uitzetten of weigeren?

BZK raadt aan leveranciers vooraf te verplichten "tijdig" te melden dat en wanneer er AI bijkomt of verandert. De handreiking gaat verder dan een melding:

"Dwing waar mogelijk af dat jij als opdrachtgever altijd akkoord moet geven voordat een dergelijke functionaliteit wordt opgestart."

In het addendum heet dat opt-in. Daarbij moet de functie "op elk moment" te overrulen of uit te schakelen zijn.

Het document noemt ook de grens. Soms is de keuze tussen de update met AI en de software niet meer gebruiken. BZK raadt aan die mogelijkheid zo vroeg mogelijk mee te nemen, liefst al in de aanbesteding. Bij een bedrijf valt dat moment samen met de verlenging van het contract.

Valt de nieuwe functie nog binnen je contract?

BZK geeft een voorbeeld. Een systeem dat aanvragen registreert, krijgt "een heel ander zwaartepunt" als de AI-component beslisvoorstellen doet of zelf besluit. Dan gebruik je een ander product dan je kocht, met mogelijk bias of nieuwe cyberrisico's erbij. Hoe zo'n AI-laag in een bestaand pakket landt, zag je bij de Copilot-agent in Business Central.

Bij de overheid kan dat een "wezenlijke wijziging" zijn, en dan verwijst het document naar een aanbestedingsjurist. Voor een bedrijf geldt die regel niet.

De AI-verordening telt ook mee. Een systeem kan volgens BZK "al gauw" hoog risico zijn, bijvoorbeeld bij biometrie, onderwijs, rechtshandhaving en migratie. "In de regel is de leverancier de aanbieder van het systeem en gelden deze eisen dus voor de leverancier." Wat in Nederland nu al geldt, staat in onze post over de AP.

Wat gebeurt er met je data?

Het hardste zinnetje gaat over training. "Als overheidsdata worden gebruikt om het AI-model verder te trainen zonder dat dit is afgesproken, kan dit een schending zijn van het contract." Voor klantgegevens en offertes van een bedrijf werkt dezelfde redenering, al is dat onze vertaling en niet die van BZK.

Gaat het om persoonsgegevens, dan geldt de AVG en is volgens de handreiking "de kans groot" dat er een DPIA nodig is, een beoordeling van de privacyrisico's. Bepaal dat samen met wie bij jou over privacy gaat. In de handreiking is dat de privacy officer.

Wat zet je in een addendum?

BZK noemt een addendum "meestal aan te raden" en noemt zeven punten:

• aansprakelijkheid voor foute AI-output blijft bij de leverancier;
• er wordt niet getraind op de data van de klant;
• inzicht in modellen, datasets, foutmarges en beperkingen;
• de klant kan de functie op elk moment overrulen of uitzetten;
• AI gaat pas aan na expliciete goedkeuring (opt-in);
• beslissingen van de AI zijn uit te leggen;
• bij opzegging houdt de klant toegang tot de eigen data en de modeloutput.

In een bedrijfscontract kun je opt-in, uitzetten, geen training, aansprakelijkheid en je data mee bij vertrek zo overnemen. Dat laatste speelde bij de Belastingdienst en Microsoft: daar zag het Adviescollege ICT-toetsing een lock-in zonder werkbare exitstrategie.

Bij elke update hoort volgens BZK ook de controle of er iets bijkomt dat breekt met het contract. "Beleg ook de interne verantwoordelijkheid bij één of meerdere personen om dit te signaleren." Bij de overheid zit daar een inkoopafdeling achter. Een bedrijf zonder inkoopafdeling moet die rol zelf aan iemand geven, en die naam hoort in je AI-afspraken.

Bij elke vraag in de check staat wat je je leverancier vraagt. Er wordt niets gerekend; de uitkomst is een stand.

Interactief

Er zit AI in je update: wat check je?

Vijf vragenMail aan je leverancier

0 van 5 beantwoord

Klik alleen ja als alles in de vraag klopt.

Melding en toestemming

1

Melding en toestemming

Meldde je leverancier vooraf dat er AI bijkwam, en staat de functie uit tot jij hem aanzet?

De handreiking: Spreek vooraf af dat leveranciers tijdig melden dat en wanneer er AI bijkomt of verandert. Dwing waar mogelijk af dat de opdrachtgever eerst akkoord geeft (opt-in).

JaNeeWeet ik niet

Past het nog bij het contract

2

Past het nog bij het contract

Past wat de functie doet nog bij het doel waarvoor je het pakket kocht, ook als hij voorstellen doet of besluit?

De handreiking: Een systeem dat aanvragen registreert, krijgt een heel ander zwaartepunt als de AI beslisvoorstellen doet of besluit. Mogelijk is een nieuwe risicoanalyse nodig.

JaNeeWeet ik niet

Risico onder de AI-verordening

3

Risico onder de AI-verordening

Weet je zeker dat de functie niet in een verboden of hoog-risicogebied valt?

De handreiking: Een systeem kan al gauw hoog risico zijn, bijvoorbeeld bij biometrie, onderwijs, rechtshandhaving of migratie. In de regel is de leverancier de aanbieder en gelden de eisen voor hem.

JaNeeWeet ik niet

Data en training

4

Data en training

Weet je welke gegevens naar de AI-functie gaan, en staat vast dat de leverancier er niet mee traint?

De handreiking: Training op data zonder afspraak kan een schending van het contract zijn. Bij persoonsgegevens geldt de AVG en is een DPIA waarschijnlijk nodig. Bepaal dat samen met wie over privacy gaat (bij de overheid de privacy officer).

JaNeeWeet ik niet

Afspraken en eigenaar

5

Afspraken en eigenaar

Staan uitzetten, aansprakelijkheid en je data bij opzegging op papier, en bekijkt iemand bij jou de volgende update?

De handreiking: Het addendum regelt onder meer aansprakelijkheid, uitzetten op elk moment en toegang tot eigen data en modeloutput bij beëindiging. Intern is één of meer personen verantwoordelijk.

JaNeeWeet ik niet

Stand

Nog geen stand

Beantwoord de vragen hierboven. De stand verschijnt zodra je iets invult.

De handreiking noemt ook de laatste optie: stoppen met het pakket, als de AI-functie niet uit kan en niet past.

Geen juridisch advies. Gebouwd door AI Centrum Nederland naar de handreiking "Help! Mijn huidige dienst krijgt een update met AI erin, wat te doen?" van het ministerie van BZK (NDS, augustus 2026).

Wat neem je over en wat laat je liggen?

Een deel is puur overheid: het aanbestedingsrecht, de ARBIT-module voor hoog-risico AI, de IAMA (een impacttoets op mensenrechten) en het overheidsbrede standpunt over generatieve AI. Van het laatste onderdeel blijven de modelcontractvoorwaarden van de Public Buyers Community van de EU over, standaardclausules voor AI-inkoop die je als sjabloon kunt gebruiken.

De rest is gewone inkoop. Voor een meldplicht, opt-in, een uitknop, afspraken over data en een eigenaar heb je geen jurist nodig om te beginnen. Wel een leverancier die ze tekent.

Volgende Stap

Kreeg een van je pakketten ongevraagd AI en wil je weten wat je met je leverancier afspreekt? Neem contact op, dan lopen we de punten samen door.

Headerbeeld: gegenereerd door AI Centrum Nederland. Schema: AI Centrum Nederland, naar de handreiking van het ministerie van BZK (NDS, augustus 2026).