Privacybeleid | AI Centrum Nederland

AI Centrum Nederland (KvK 94719748, Capelle aan den IJssel) hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Dit beleid legt uit welke gegevens we verwerken, waarom, en welke rechten daarbij horen — als je onze website bezoekt, als je (klant van) onze WhatsApp-assistent gebruikt, en als we zakelijk contact met je hebben.

1. Via de website

Vul je het contactformulier in, dan verwerken we je naam, e-mailadres en bericht om te kunnen reageren. Doe je de AI-Readiness Scan en vul je je gegevens in, dan bewaren we je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en de scanuitkomst om je passend advies te kunnen geven. We gebruiken deze gegevens niet voor iets anders en delen ze niet met derden, behalve de partijen die de website en e-mailverzending technisch mogelijk maken (hosting, e-mailleverancier) en de partijen die we onder punt 3 noemen, waar ook je aanvraag of scan in ons klantoverzicht terechtkomt.

De Regiebrief. Meld je je aan voor De Regiebrief, onze nieuwsbrief die elke twee weken verschijnt, dan krijg je eerst een bevestigingsmail. Pas als je op de link daarin klikt, sturen we je de nieuwsbrief. Bij het scanformulier kun je je ook aanmelden, met een apart vinkje dat standaard uit staat. Zet je het niet aan, dan melden we je niet aan.

We bewaren je e-mailadres, de status van je aanmelding (aangemeld, bevestigd of uitgeschreven) en wanneer je je aanmeldde, bevestigde of uitschreef. Ook leggen we vast waar je je aanmeldde: het formulier en de pagina, en als je via een link met een campagnelabel (UTM) binnenkwam, de bron en de campagne uit dat label. Zo zien we welke pagina's en berichten aanmeldingen opleveren.

We zetten geen pixel in de mail die bijhoudt of en wanneer je hem opent. Links in de nieuwsbrief hebben wel een campagnelabel, zodat onze meting (zie punt 5) kan tellen hoeveel bezoeken uit de nieuwsbrief komen. Dat label is voor iedereen hetzelfde en zegt dus niet wie er klikte.

Je krijgt De Regiebrief tot je je uitschrijft, met de link onderaan elke editie. Daarna sturen we je niets meer. Je adres blijft in de lijst staan met de status “uitgeschreven”, en naar dat adres gaat geen nieuwsbrief meer. Wil je het helemaal laten verwijderen? Mail ons, dan doen we dat.

2. Via de WhatsApp-assistent

Voor klanten die de WhatsApp-assistent gebruiken (zie de productpagina) geldt een aparte, striktere regeling. AI Centrum Nederland richt en beheert daarbij de koppeling met de WhatsApp Business API namens de klant, op diens eigen WhatsApp Business-account en telefoonnummer.

We verwerken de berichten die de klant ontvangt en verstuurt, en de bijbehorende account- en telefoonnummergegevens, uitsluitend om de assistent voor die klant te laten draaien (samenvatten, een takenlijst opstellen, conceptantwoorden voorbereiden).
De data van elke klant staat in een eigen, gescheiden database binnen de EU.
We combineren geen data tussen klanten en gebruiken deze gegevens voor geen enkel ander doel.
Voor de beoordeling van berichten maken we gebruik van AI-modellen van gerenommeerde aanbieders. Deze aanbieders verwerken de inhoud van berichten in onze opdracht en gebruiken die niet om hun eigen modellen op te trainen.
Gegevens worden bewaard zolang de dienst voor die klant actief is. Bij beëindiging van de dienst, of op verzoek, verwijderen we de gegevens — zie hoe je dat aanvraagt.

In deze relatie is de klant van AI Centrum Nederland (de onderneming die de assistent laat inzetten) verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn eigen klanten; AI Centrum Nederland treedt op als verwerker. Voor deze verwerking sluiten we met zakelijke klanten een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG.

3. Klantrelaties en contactgegevens

Voor onze zakelijke contacten houden we een eigen overzicht bij: wie we kennen, voor welk bedrijf iemand werkt, wat we samen hebben gedaan en wat de volgende stap is. Het gaat om aanvragers, prospects, klanten, partners en leveranciers.

Wat we vastleggen.

Je naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie en eventueel je LinkedIn-profiel, en het bedrijf waar je werkt.
Hoe we elkaar tegenkwamen: via het contactformulier, de AI-Readiness Scan, een bestelling, een gesprek of een mail.
Een tijdlijn van ons contact: wanneer, welk soort contact, en een korte samenvatting of onderwerpregel. Van een mail bewaren we alleen de kopregel (datum, of hij binnenkwam of wegging, het onderwerp en een link). De inhoud van de mail zelf blijft in de mailbox en komt niet in het overzicht.
Afspraken over de volgende stap, en bij een mogelijke opdracht de fase, de verwachte waarde en wat we ervan leerden.

Waarom en op welke grondslag. We doen dit om op aanvragen te kunnen reageren, afspraken na te komen en een zakelijke relatie op te bouwen. Bij een klant is de grondslag de overeenkomst. Bij andere zakelijke contacten is het ons gerechtvaardigd belang; die afweging hebben we vastgelegd. We beperken ons tot wat daarvoor nodig is. Wil je dat we je langer in beeld houden, bijvoorbeeld om over een jaar weer contact op te nemen, dan vragen we daar eerst toestemming voor.

Hoe lang we het bewaren. Persoonsgegevens bewaren we 24 maanden na ons laatste contact, of bij een klant 24 maanden na het einde van de laatste opdracht. Een nieuw contact zet die termijn opnieuw in gang. Daarna beoordelen we of we je gegevens nog nodig hebben en anonimiseren we ze als dat niet zo is. Er wordt niets automatisch gewist: dat gebeurt pas nadat de eigenaar van het bedrijf akkoord heeft gegeven. Dat geldt ook voor de onderwerpregels van mails, die we na 24 maanden leegmaken; de datum en de richting blijven staan.

Gegevens van een bedrijf zijn geen persoonsgegevens en bewaren we langer, net als anonieme cijfers over een opdracht (fase, doorlooptijd, waarde). Is je bedrijf een eenmanszaak, dan behandelen we het als persoon. Na anonimiseren blijven dan alleen de plaats en de sector van de zaak staan. Facturen en bestellingen bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.

Waar het staat en wie erbij kan. De gegevens staan in onze eigen database bij Supabase, in Frankfurt (EU). De eigenaar van het bedrijf heeft er toegang toe, en de AI-assistenten waarmee we werken (zoals Claude) lezen en schrijven erin namens ons. Elke wijziging wordt vastgelegd. Daarnaast maken we versleutelde back-ups, op een computer van ons en in een versleutelde map in iCloud Drive; die bewaren we maximaal 12 maanden. Hebben we je gegevens gewist, dan passen we dat opnieuw toe als we een back-up terugzetten. We verkopen geen gegevens. De gegevens worden verwerkt door de partijen die opslag (Supabase), back-ups (iCloud) en de AI-assistenten leveren. Welke afspraken we met de aanbieder van de AI-assistenten maken en waar die de gegevens verwerkt, leggen we nog vast.

Jouw rechten hierbij. Wil je weten wat we van je hebben? Mail ons via info@aicentrumnederland.nl. Wil je dat we je gegevens wissen? Vraag het aan via de pagina gegevens laten verwijderen. Bij een verwijderverzoek anonimiseren we je gegevens in dit overzicht: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de onderwerpen van ons contact verdwijnen. Meer over je rechten staat onder punt 6.

4. Grondslag

We verwerken gegevens op basis van de overeenkomst die we met een klant hebben, ons gerechtvaardigd belang om te kunnen reageren op een bericht via het contactformulier, of toestemming (bijvoorbeeld bij de nieuwsbrief).

5. Cookies en meten

We gebruiken drie vormen van meting, met een bewust verschil in aanpak:

Google Analytics 4 zet een cookie en meet individueel bezoekgedrag (welke pagina's, hoe lang, via welke bron). Dit gebeurt alleen als je daar bij het bezoek expliciet toestemming voor geeft via de banner onderaan de pagina. Zonder toestemming laadt dit script niet en wordt er geen cookie gezet. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de knop onderaan deze pagina; trek je je toestemming in, dan stopt niet alleen de meting maar worden de al geplaatste Google Analytics-cookies ook uit je browser verwijderd.
Onze eigen bezoekersmeting zet geen cookie en heeft daarom geen toestemming nodig. We loggen een bezochte pagina onder een sleutel die elke dag opnieuw wordt berekend uit je IP-adres en browsertype — na 24 uur is die sleutel niet meer te herleiden naar een vorig bezoek, en er wordt geen profiel van je opgebouwd. Op basis van het publieke IP-registratiesysteem (RDAP) proberen we bij een bezoek daarnaast te schatten welke organisatie erachter zit (bijvoorbeeld: "een bezoeker vanuit het netwerk van bedrijf X"). Dit werkt alleen bij bedrijven met een eigen, geregistreerd IP-adres en zegt niets over welke persoon binnen die organisatie de site bezocht. We gebruiken dit uitsluitend om te begrijpen welke type organisaties interesse tonen, op basis van ons gerechtvaardigd belang bij inzicht in onze eigen website.
Vercel Analytics en Speed Insights, van de partij die deze website host. Die tellen bezoeken en meten hoe snel pagina's laden. Ook hier wordt geen cookie geplaatst en geen profiel opgebouwd: we zien aantallen en laadtijden per pagina, niet wie je bent. We gebruiken dit om de site snel en bereikbaar te houden, op basis van ons gerechtvaardigd belang.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, bezwaar te maken tegen de verwerking, en een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Neem hiervoor contact op via onderstaand e-mailadres.

7. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je gegevens? Mail naar info@aicentrumnederland.nl.